– Powerpoint är världens bästa verktyg om det används rätt, men används det fel blir det en katastrof, säger David Philips, utbildare och författare till boken Framgångsrik presentationsteknik.

Han menar att många finner en trygghet i att gömma sig bakom en massa slides som om det vore en snuttefilt.

– Det är fascinerande hur en kan lyckas sälja och en annan misslyckas. Jag har personligen sett fullständigt katastrofala presentationer men också trollbindande fantastiska presentationer. Det handlar inte på något sätt om Powerpoint, det handlar om personen som använder verktyget, säger David Philips.

På en skala till ett till tio, menar David Philips att alla kan bli åttor. Här ger han några handfasta tips på hur du kan använda Powerpoint rätt:

1. Titta aldrig eller sällan in i duken. Ögonkontakt är avgörande för att förmedla förtroende för ditt budskap. Ett tips för att lyckas med detta är att du ställer upp en bärbar dator framför dig och då uppfattar inte deltagarna att du tittar på presentationen.

2. Fem objekt per slide. Det finns kognitiva studier som menar att för många objekt skapar en onödig belastning för mottagarna. En god regel är att inte ha mer än fem olika objekt på en sida, annars måste mottagaren börja räkna och tappar därmed koncentrationen.

3. Använd dig av något som heter ”kistest”. Det går ut på att du tittar på din slide samtidigt som du kisar med ögonen, du kommer att se vilka objekt som har högst kontrast. De objekt med hög kontrast är de objekt som dina mottagare kommer att fästa sin blick på.

4. Använda färger efter ändamål. Använd homogena färger med maximalt sex olika variationer. Tänk dig att färgerna ska smälta in i varandra. Välj färger efter rätt ändamål. Grönt är positivt och symboliserar tillväxt. Rött är negativt och symboliserar varning eller uppmärksamhet. Grönt, brunt och ljusblått symboliserar vardaglighet och en moderat presentation. För mycket vitt skapar ett tråkigt kliniskt intryck medan för mycket svart skapar ett hemlighetsfullt och skumt intryck

5. Valet av typsnitt är viktigt, inte bara ur läsbarhetsperspektiv utan även utifrån vilken känsla typsnittet signalerar. Typsnittet Arial har under decennier varit standardtypsnittet i Powerpoint. Det signalerar och förknippas självklart med alla de känslor vi har för tråkiga och långa Powerpoint-presentationer. Vill du istället att din Powerpoint ska kännas fräsch och ny? Välj då ett typsnitt som signalerar det. De allra flesta typsnitt som ingår i familjen ”grotesk” går bra att använda.

6. Skapa din presentation. Du kanske hade tänkt använda 30 bilder i presentationen. Kapa det till en tredjedel och tänk minimalistiskt. Din presentation handlar inte på något sätt om PowerPoint, utan om dig som presentatör. Bilderna ska finnas som stöd. Använd i stället andra hjälpmedel som whiteboard och blädderblock för att skapa lite variation i din presentation. Även företagslogotypen är en bild som inte behöver finnas med på varje sida om inte presentationen är av säljande eller marknadsförande karaktär, men aldrig om presentationen är informerande, utbildande, inspirerande eller motiverande. Poängen är alltså att logotypen är som vilken som symbol som helst. Använd bilder för att symbolisera och understryka ditt budskap. Vi tolkar och förstår en bild mycket snabbare än text.

7. Kom ihåg ordet ”överordnad betydelse”. Det innebär att de största objekten och de som har högst kontrast kommer att tolkas som mest centrala.